Centralisatie van gegevens

Met YouRent is al je informatie op één plek opgeslagen: je documenten, communicatie en transacties worden beheerd door één applicatie. Waar je ook bent, je hebt er toegang toe via een computer, tablet of smartphone.

Dankzij een aanpasbaar overzicht heb je snel een overzicht van je portefeuille en de dingen die gedaan moeten worden: panden die opnieuw verhuurd moeten worden, indexeringen die uitgevoerd moeten worden, betalingsherinneringen die naar huurders gestuurd moeten worden, enz.

Als we een huurcontract als voorbeeld nemen, zal de tool je voorzien van alle contactgegevens van de huurder, belangrijke documenten, huuroproepen en gerelateerde betalingen, indexeringen, e-mails uitgewisseld tussen de huurder en de property manager, belangrijke data, enz.

Automatisch genereren van huurovereenkomsten en andere documenten

YouRent biedt je een reeks geautomatiseerde documenten zoals standaard huurovereenkomsten, kernboodschappen, vooraf gedefinieerde brieven, enz.

Je zult veel tijd besparen, omdat je ze niet afzonderlijk opnieuw hoeft te maken. Met slechts één klik wordt het document aangevuld met de dynamische informatie die is gekoppeld aan de context.

Monitoring van betalingen en herinneringen

Omdat YouRent is aangesloten op je banken, komen bankafschriften in elektronisch formaat binnen en worden deze zo automatisch mogelijk aangesloten op de huurfacturen/aanvragen.

Op elk moment heb je een overzicht van de huurders met een betalingsachterstand. Je kunt hen herinneringen sturen met behulp van effectieve mailingprincipes. Elke huurder ontvangt de e-mail of brief in de taal van zijn voorkeur (Frans, Nederlands of Engels) met zijn betalingsgegevens.

Indexering 

YouRENT bespaart je tijd door je indexeringen te berekenen. Zodra de nieuwe index beschikbaar is, wordt er een melding gestuurd naar de beheerder, die vervolgens de voorgestelde indexeringen kan valideren en de huurders kan informeren via een standaard e-mail met de details van de nieuwe bedragen en andere noodzakelijke bepalingen.

Voor residentieel eigendom in België wordt bij de indexering rekening gehouden met de meest recente regionale wetgeving op basis van de EPB en de bijbehorende indexeringscoëfficiënt.

Je kunt je indexeringen één voor één beheren of al je leases in één keer indexeren.

Huurdersportaal

Help je huurders door ze een webportaal te bieden met informatie en documenten over hun woning, hun huurcontract, hun huuraanvragen en hun technische verzoeken.

Je hoeft niet langer huurovereenkomsten, gebruiksaanwijzingen voor huishoudelijke apparaten, EAN-codes, meternummers of de ontvangen huurbedragen terug te sturen.

Zodra ze een vraag of verzoek hebben, kunnen ze contact opnemen met hun manager of een ticket voor technische ondersteuning aanmaken via een online formulier. Niet langer meerdere communicatiekanalen, hier is alles gecentraliseerd op één plek.

Mutatietabel

Met YouRent plan je automatisch een reeks activiteiten voor elke fase in het huurcontract: ondertekening van het huurcontract, huurgarantie, opleverdatum, enz. Je kunt ook activiteiten voor je collega's aanmaken. De overdrachtstabel geeft je een overzicht.

Ticketsysteem

Je huurders kunnen problemen hebben met het gehuurde pand of vragen over hun huurcontract. U kunt hen twee kanalen bieden om contact met u op te nemen: een algemeen e-mailadres of hun huurdersportaal. Dit genereert een ticket in uw helpdesk en uw manager kan automatisch op de hoogte worden gebracht indien nodig. Het ticket wordt snel en efficiënt verwerkt. Met slechts 1 klik kun je een interactie starten met de sleutelfiguur van je keuze: eigenaar, huurder, technisch manager en leverancier, door hen informatie en vragen te sturen op basis van vooraf gedefinieerde sjablonen. Heb je een eigen technisch team? Je kunt hun planningen beheren en online afspraken maken met je huurder.

Gepland onderhoud - Onderhoudsherinneringen, bezoeken

Met YouRent kun je alle installaties, apparatuur en thema's registreren die onderhoud, bezoeken of controles vereisen, zodat je ze nooit vergeet.

Te zijner tijd ontvangt de persoon die verantwoordelijk is voor het onderhoud een herinneringse-mail met de relevante informatie en de vervaldatum. Totdat er een bewijs van voltooiing is geleverd, kan het systeem herinneringen sturen. Zodra de voltooiing is bevestigd, wordt je dossier bijgewerkt voor de volgende deadline.

Boekhouding

Rapportage

YouRent centraliseert alle financiële en operationele gegevens in één database. Hierdoor kun je gegevens extraheren per eigenaar, gebouw, kavel, huur, jongleren met tijdsdimensies, vastgoedtypes, managers, enz. We voorzien je ook van een reeks prestatie-indicatoren (KPI's) over de winstgevendheid van vastgoedinvesteringen, de impact van leegstand, enz. Bovendien kunt u, als self-service optie, uw vele vragen beantwoorden via een reeks grafieken, draaitabellen, vergelijkingen tussen periodes, enz.

Als je vastgoed beheert voor derden, kun je hen maandelijkse/kwartaalelijkse/jaarlijkse managementrapporten in PDF of digitaal formaat leveren via hun portaal. U moet zich er ook van bewust zijn dat export naar Excel alomtegenwoordig is, zodat u gegevens en cijfers kunt exporteren en elke gewenste analyse kunt uitvoeren.

Agenten, agentschappen: beheer voor derden

Als je het eigendom van derden beheert, zul je bijna zeker je beheerkosten willen berekenen, regelmatig rapporten willen opstellen en deze eigenaars willen terugbetalen (redditions).

Of je deze vergoedingen nu berekent op basis van betaalde of ondertekende huur, met of zonder servicekosten, met subtiliteiten op het niveau van elke kavel, YouRent kan worden geconfigureerd om deze verschillende situaties te dekken.

Als je er de voorkeur aan geeft om elke eigenaar een digitaal overzicht van zijn portefeuille te geven, kun je naast een PDF-rapport ook zijn "eigenaarsportaal" activeren. Daarin krijgt de eigenaar een overzicht van zijn eigendommen en de huurcontracten die je beheert, hun prestaties, aankoopfacturen, achterstallige betalingen, aanvragen voor technische bijstand, enz.

Dankzij YouRent is het niet langer nodig om voor elke eigenaar een bankrekening te openen. Je kunt de kostenberekening gebruiken om op elk moment de financiële status van elke eigenaar te bekijken. Je kunt in een paar klikken je eigen berekeningen en betalingsbestanden genereren, zodat je ze gemakkelijker kunt terugbetalen.

Bankverbindingen

YouRent geeft je realtime inzicht in huurbetalingen en leveranciersfacturen dankzij bankkoppelingen. Je afschriften komen in de meeste gevallen automatisch binnen (via CODA's, PSD2 koppelingen, etc). Wij kunnen je begeleiden en zo efficiënt en goedkoop mogelijke verbindingen opzetten.

Om de verwerking van banktransacties te vergemakkelijken, kan YouRent betalingen die overeenkomen met facturen automatisch inboeken volgens de gedefinieerde regels. Er zullen altijd situaties zijn die jouw tussenkomst vereisen omdat het bedrag niet overeenkomt of de betaler onbekend is.

Portaal agentschap

Indien u samenwerkt met één of meerdere externe makelaars om de te verhuren woningen in beheer te geven, biedt Yourent u een scala aan tools. Elk makelaarskantoor heeft een "makelaarsportaal" waar de te verhuren woningen worden gepresenteerd en waar alle informatie, foto's en belangrijke documenten over deze woningen te vinden zijn. Ze kunnen gemakkelijk een "eigendomskaart" afdrukken om aan potentiële huurders te tonen tijdens een bezoek.

Interne marketing

Als je zelf verhuurt, kun je met een intern proces, ook bekend als "CRM", de verschillende fasen in de levenscyclus van een kandidaat-huurder beheren, van het aanvraagformulier voor een bezoek tot de ondertekening van het huurcontract. Met geautomatiseerde formulieren kun je informatie en documenten verzamelen over eventuele medeondertekenaars en zekerheidsstellers. Dit bespaart je een hoop gegevensinvoer en stelt je in staat om snel over te gaan tot het versturen van een huurcontract dat gebruik maakt van de informatie die de aanvrager online heeft verstrekt.