Centralisation des données

Avec YouRent, toutes les informations sont stockées à un seul endroit : vos documents, vos communications et vos transactions sont gérées par une seule application. Où que vous soyez, vous pouvez y accéder que ce soit via un ordinateur, une tablette ou un smartphone. 

Grâce à une vue d'ensemble personnalisable, vous aurez une vue rapide sur votre portefeuille et sur les choses à effectuer : des biens à remettre en location, des indexations à effectuer, des rappels de paiements à envoyer aux locataires, ... 

Prenons l'exemple d'un bail, l'outil vous fournira toutes les données de contact des locataires, documents clés, appels de loyers et paiements liés, indexations, emails échangés entre le locataire et le gestionnaire immobilier, dates clés ... 

Génération automatique des baux et document divers

YouRent met à votre disposition une série de documents automatisés comme des contrats de bail types, messages clés, lettres prédéfinies, etc. 

Vous gagnerez un temps non négligeable vu que vous ne devrez plus les recréer individuellement. En un clic, le document sortira complété avec les informations dynamiques liées au contexte. 

Suivi des paiements et relances

YouRent étant connecté à vos banques, les relevés bancaires arriveront en format électronique et seront réconciliés aussi automatiquement que possible avec les factures d'appel de loyer. 

A tout moment, vous aurez une vue sur les locataires en retard de paiement. Vous pourrez leur envoyer des rappels via des principes de publipostage efficaces. Chaque locataire recevra le mail ou la lettre dans sa langue préférée (français, néerlandais ou anglais) avec ses détails de paiement. 

Indexation 

YouRent vous permet de gagner du temps car il calcule vos indexations. Dès que le nouvel index est disponible, une notification est envoyée au gestionnaire qui peut alors valider les indexations proposées et informer les locataires à l'aide d'un email-type contenant les détails des nouveaux montants et autres dispositions nécessaires.

Pour le résidentiel en Belgique, l'indexation tient compte des dernières législations régionales en fonction du PEB et du coefficient d'indexation lié.

Vous pouvez gérer vos indexations une par une, ou indexer tous vos baux en une seule fois. 

Portail locataire

Aidez vos locataires en leur mettant à disposition un portail web reprenant informations et documents sur leur bien, leur bail, leurs appels de loyers et leurs demandes techniques.

Vous n'aurez plus besoin de renvoyer les contrat de bail, modes d'emploi des électroménagers, codes EAN, numéros de compteur ou encore de dire quels versements de loyers vous avez reçus.

Dès qu'ils ont une question ou une demande, ils peuvent interagir avec leur gestionnaire ou créer un ticket de demande d'intervention technique via un formulaire en ligne. Fini les canaux de communication multiples, ici tout est centralisé à un seul endroit. 

Tableau de mutations

A chaque étape de la vie du bail, YouRent vous permet de planifier automatiquement une série d'activités : signature du bail, garantie locative, date de remise des clés, ... Vous pouvez également créer des activités pour vos collègues. Le tableau de mutations vous en donnera une vue de synthèse.

Système de ticketing

Vos locataires peuvent avoir des soucis dans le bien loué ou des questions par rapport à leur bail. Vous pourrez leur proposer deux canaux pour vous contacter, à savoir une adresse email générique ou leur portail locataire. Cela générera un "ticket" dans votre "helpdesk" et votre gestionnaire pourra être notifié automatiquement si souhaité. Le traitement du ticket se fera rapidement et efficacement. En 1 clic, vous pourrez démarrer une interaction avec la personne clé de votre choix : propriétaire, locataire, directeur technique et fournisseur en leur transmettant informations et questions sur base de modèle préétablis. Vous avez votre propre équipe technique ? Vous pourrez gérer les plannings et digitaliser la prise de rendez-vous avec votre locataire.

Maintenance planifiée - Rappel d'entretiens, visites

YouRent vous permet d'enregistrer toutes les installations, équipements, thématiques qui nécessitent une maintenance, visite ou vérification afin de ne jamais les oublier.

En temps voulu, la personne en charge de la maintenance recevra un email de rappel reprenant les informations utiles et la date d'échéance. Tant qu'aucune preuve de réalisation n'est fournie, le système pourra renvoyer des rappels. Une fois confirmation de la réalisation, votre dossier sera remis à jour pour la prochaine échéance.

Comptabilité

Reporting

YouRent centralise toutes les données financières et opérationnelles dans une même base de données. Cela vous permet d'extraire des données par propriétaire, immeuble, lot, bail, de jongler avec les dimensions temps, types de bien, gestionnaires... Nous vous fournissons aussi une série d'indicateurs de performances (KPIs) sur la rentabilité des investissements immobiliers, l'impact des vides locatifs, etc. Par ailleurs, en self service, vous pourrez répondre à vos questions multiples via une série de graphiques, tables pivot, comparatifs entre des périodes, etc.

Si vous gérez des biens pour des tiers, vous pourrez leur fournir des rapports de gestion mensuels/trimestriels/annuels en format Pdf ou digital via leur portail. Sachez également que les exports vers Excel sont omniprésents afin de vous permettre de sortir des données et des chiffres et réaliser toute analyse souhaitée.

Régisseurs, agences : gestion pour des tiers 

Si vous gérez les biens de tiers, vous souhaiterez très certainement calculer vos honoraires de gestion, préparer des rapports réguliers et rembourser ces propriétaires (redditions). 

Que vous calculiez ces honoraires sur base du loyer payé ou signé, avec ou sans charges, avec des subtilités au niveau de chaque lot, YouRent sera configurable pour couvrir ces différentes situations. 

Au-delà d'un rapport Pdf, si vous préférez donner une vue digitale sur leur portefeuille à chacun des propriétaires, vous pourrez activer leur "portail propriétaire". Dans celui-ci, le propriétaire aura une vue sur ses biens et les baux que vous gérez, sur leur rendement, les factures d'achat, les retards de paiements, les demandes d'intervention techniques, etc.

Grâce à YouRent, il n'est plus indispensable d'ouvrir un compte bancaire rubriqué par propriétaire. La comptabilité analytique permet de voir à tout moment le statut financier de chaque propriétaire. Pour faciliter le remboursement de ceux-ci, vous pourrez générer vos calculs et fichiers de paiements en quelques clics.

Connexions bancaires

YouRent vous donnera une vue en temps réel les paiements loyers et factures fournisseurs grâce aux connexions bancaires. Vos relevés arriveront automatiquement dans la grande majorité des cas (via CODAs, liens PSD2, etc). Nous pourrons vous aiguiller et établir les connexions les plus efficaces et les moins onéreuses possibles.

Afin de faciliter le traitement des opérations bancaires, YouRent pourra lettrer automatiquement les paiements qui correspondent aux factures selon les règles définies. Il y aura toujours des situations demandant votre intervention car le montant ne correspond pas ou le payeur est inconnu.

Portail agence

Si vous collaborez avec une voire plusieurs agences externes pour la mise en location des biens en gestion, Yourent vous propose différents outils. Chaque agence disposera d'un "portail agence" qui présentera les biens à remettre en location et disposera de toutes les informations, photos et documents clés sur ces biens. Elle pourra facilement imprimer une "fiche du bien" à présenter au candidat locataire lors d'une visite. 

Commercialisation en interne

Si vous effectuez vous-même les mises en location, un processus interne également appelé "CRM" vous permettra de gérer les différentes étapes du cycle de vie d'un candidat locataire entre un formulaire de demande de visite jusqu'à la signature du bail. Des formulaires automatisés vous permettront de collecter informations et documents sur les co-signataires et garants éventuels. Cela vous permettra d'éviter de nombreux encodages de données et de passer rapidement à l'envoi d'un contrat de bail qui exploitera les informations fournies en ligne par le candidat.