Tableaux de bord

Nouveaux baux


Créer un nouveau bail

Sélectionnez le menu Baux > Baux.

Cliquez le bouton “Créer”.
  
Il suffit de remplir le formulaire comme suit:

  • Sélectionnez le bien pour lequel vous créez le bail

  • Sélectionnez le type du bail soit à court terme ou co-location.

  • Indiquez la date de début, la date de fin et la date de signature du bail.  



  • Ensuite vous devez ajouter les détails du bail (lignes de location). Si il existait déjà un bail pour le bien sélectionné, les détails de ce bail sont automatiquement récupérés:

    • Le produit: il faut au minimum un produit de type "rent" pour que le bail soit valide

    • La périodicité de la facturation(Mensuelle, Trimestrielle, Annuelle ou unique)

    • Le prix. Si le produit de la ligne est indexable, le système mentionnera également le prix de base qui sera utilisé lors de l'indexation.



  • Si le bail comporte des annexes, vous pouvez les ajouter ici: 



  • Créez/sélectionnez le ou les locataire(s).

  • Sélectionnez le contact. Si celui-ci n'existe pas encore, le système vous propose de le créer et d'éditer ses informations personnelles

  • Via cet écran, vous pouvez également ajouter les personnes étant cautions du bail (il faudra alors cocher la case "Est_caution")

  • La case "CC des emails" permet de déterminer si les communications concernant le bail doivent être envoyées à ce locataire.

  • Le taux de facturation vous permet de définir une facturation au pro-rata quand vous avez plusieurs locataires. Par défaut, le premier locataire aura un taux de facturation à 100% et c'est lui qui sera facturé dans le cadre du bail.



  • Si le bail comporte une garantie bancaire, vous pouvez l'entrer dans les champs "Banque de la garantie bancaire" et "Garantie bancaire" se trouvant en dessous des lignes de location. Si la garantie est en numéraire, il faut l'ajouter dans les lignes du bail. Un produit existe pour ce faire. Celà créera un compte de dette qui restera ouvert jusqu'au remboursement de la garantie en fin de bail.

  • Le "Bail Type" est le modèle de document qui sera utilisé pour imprimer le bail.

  • L'index de départ est automatiquement ajouté sur base de la date de signature. 

  • Le type de facturation sert à déterminer si vous voulez générer vos loyers chaque mois le jour ou le jour du début du bail ou si vous souhaitez le faire le premier du mois. Par défaut, le premier du mois est sélectionné.

  • Le compte bancaire sert à spécifier le compte sur lequel les loyers devront être payés.

  • Conditions spéciales: Si vous avez des conditions spéciales à ajouter dans le bail, elles peuvent être écrites dans cette rubriques. Celles-ci seront ajoutées à l'impression du bail.

  • Adresse du locataire sur factures: par défaut les factures sont libellées à l'adresse du bien. Si cette rubrique est cochées, elles seront envoyées à l'adresse du locataire (par exemple si le bien est loué par une société dont le siège n'est pas où se trouve le bien)


Encodez vos anciens baux plus rapidement

Si vous devez encoder des biens existants (vous venez d'acheter un nouveau bien ayant déjà des locataires, ou vous êtes un nouvel utilisateur de YouRENT), il n'est pas nécessaire d'entrer tous les détails du bien pour commencer à travailler.

La fonctionnalité de "Création Rapide" du bail vous permet de n'encoder que les informations dont YouRENT a besoin pour gérer ce bail déjà existant. Libre à vous par la suite de compléter ces informations à votre rythme.

Pour ce faire, dans le menu Baux. Cliquez sur “Création rapide” et remplissez le formulaire.



Vous pouvez créer un bien et l’attribuer à une propriété parente, choisir/créer un propriétaire. Sélectionnez le type de location ainsi que le type de facturation. Renseignez les dates de debut, fin et de signature. Sélectionnez les locataires et à la fin saisissez les informations liées aux tarifications de la location.



Les champs "Payement en retard" et "Provisions payées" vous permettent d'entrer les soldes d'ouverture de baux déjà existants pour que le système en tienne compte dans le suivi des payements.

Envoyer les candidats locataires sur le formulaire en ligne

La phase d'encodage des locataires est souvent pénible et sujette à erreurs.

Afin de vous faire gagner du temps dans cette opération, YouRENT vous propose de le faire réaliser directement par vos candidats locataires.

Il vous suffit pour celà de les renvoyer vers la page xxx.yourent.immo/tenant-signup:



Vous recevrez un e-mail lorsque le candidat locataire soumettra le formulaire et il sera automatiquement ajouté à votre liste de contacts.

A la création du bail, vous n'aurez plus qu'à sélectionner celui-ci pour le rajouter à votre bail.




Imprimer et signer le bail

Baux types

YouRENT a créé pour vous des baux types qui se veulent les plus exhaustifs possible.

Vous pouvez voir le détail de ces baux dans le menu Configuration > Document Composition. Le bail est composé d'une série de blocs comportant chacun des parties de texte statique et des parties dynamiques. Vous pouvez changer le bail pour le faire correspondre à vos besoins spécifiques.

Paramétrisation

Lorsque votre bail est créé, allez dans l'onglet "bail".

Celui-ci rassemble toutes les informations du bail à imprimer.



  1. La garantie bancaire. (Si la garantie est en numéraire, elle doit se trouver dans les lignes du bail car YouRENT doit savoir que vous avez une dette envers le locataire. Vous pouvez le faire en utilisant le produit "Garantie")

  2. Le type de bail.

  3. L'expert:Si aucun expert n'est sélectionné, le bail imprimé mentionnera que l'expertise est faite sans expert

  4. Les Animaux: autorisés ou non

  5. Le compte bancaire sur lequel les locataires devront verser leurs loyers

  6. L'adresse: Sur les factures, l'adresse mentionnée est en général celle du bien loué. Néanmoins, les sociétés, par exemple, demandent souvent que l'adresse y mentionnée soit celle du siège social. Dans ce cas, Cochez cette case.

  7. Conditions spéciales: toutes les clauses spécifiques que vous souhaitez rajouter dans le bail.


En dessous du document, si il manque des informations essentielles un warning est affiché avec un détail des informations manquantes.

Imprimer ou Envoyer le bail par e-mail

Les boutons Imprimer et "Envoyer par email" vous permettent de visualiser et d'envoyer le bail à faire signer par le locataire.

Un modèle d'email est proposé par défaut. Vous pouvez modifier celui-ci et attacher des documents si vous le souhaitez.

Télécharger le bail signé

Lorsque le bail est signé, rajoutez-le à YouRENT en faisant un drag-&-drop de votre système de fichier vers le bail ouvert dans YouRENT.