Tableaux de bord

Baux En-cours


Factures locataires


A propos des factures locataires

Dans YouRENT, afin d'avoir une vue et un historique précis de la situation de tous nos locataires, tout montant réclamé à un locataire passe par une facture.

Ces factures pourront être envoyées où pas en fonction de leur type:

  • Appels de loyers: générés automatiquement par le système à chaque échéance, en général pas envoyés au locataire, même si ça peut être le cas, notamment pour des locataires professionnels

  • Charges: générée à la demande et envoyées systématiquement au locataire

  • Autres: Vous pouvez facturer n'importe quoi au locataire, dans ce cas, le traitement de la facture est manuel.

Créer une facture manuellement

Pour générer une facture manuellement, allez dans le menu " Baux > Factures Locataire" et cliquez sur le bouton Créer.

Remplissez la facture comme vous le souhaitez.

Cliquez ensuite sur les boutons sauvegarder et valider (celui-ci attribue un numéro à la facture)

Cliquez ensuite sur "Envoyer par email/ imprimer" pour envoyer votre facture au locataire et vous avez la possibilité de l'imprimer aussi.

Appels de loyer

Les appels de loyers sont générés automatiquement par le système à chaque échéance. Vous n'avez donc rien à faire

Néanmoins, il peut arriver que vous vouliez sortir une facture prématurément, comme par exemple, si vous rentrez un locataire qui n'arrive que dans un mois et que vous voulez lui montrer son premier appel de loyer.

Dans ce cas, sélectionnez le bail de ce locataire dans la liste des baux.

Allez dans l'onglet "Facturation" et cliquez sur le bouton Générer la facture .


Vous êtes ensuite redirigé vers la facture que vous pouvez imprimer ou envoyer directement au locataire.


Pour générer les factures en lots vous devez sélectionner les baux à facturer en vue liste ensuite bouton "Action" et finalement “Générer factures”. Cette fonctionnalité n'est disponible qu'en mode développeur car elle ne doit, en principe, jamais être utilisée.


Vous pouvez consulter les baux sélectionnés et voilà les factures  ont été généré.




Comment générer les factures à partir du bail?

Le système dispose d’une tache planifiée qui génère les factures des baux en respectant le type de facturation des baux.

 Si le début de mois arrive donc une facture sera ajoutée dans les "factures ouvertes".

Vous pouvez consulter toutes les  factures  à partir de bouton  Factures ( pour cet exemple le système a déjà généré des factures et ne sont pas en état ouverte) 





Indexation du bail


Décomptes de charge

Dans la vue du bail, l'onglet "Provisions" vous montre le détail des provisions payées ainsi que les charges à refacturer:


Si vous cliquez sur le bouton "Générer décompte de charge", un wizard va s'ouvrir et vous demander la date de clôture de ce décompte de charge ainsi que de préciser si c'est un décompte de charge intermédiaire ou de sortie du locataire:


Lorsque vous cliquez sur le bouton "valider", celui-ci est automatiquement généré.

Il déduit le montant à payer des provisions payées.

Si c'est un décompte de clôture, il déduit:

  • Toutes les provisions payées au lieu de ne déduire que les provisions à concurrence du total du décompte de charge

  • Les éventuelles garanties locatives payées en numéraire

N'oubliez pas de valider la facture de décompte générée et de l'envoyer à votre locataire!

Qu’est-ce que l’indexation des loyers ?

Chaque année, à la date anniversaire de l’entrée en vigueur du contrat, le loyer peut être adapté au coût de la vie. Jusqu’en décembre 1993, l’indexation se basait toujours sur les fluctuations de l’indice des prix à la consommation. Depuis 1994, l’indice santé est utilisé.

Le calcul de l'indexation du loyer

Le calcul de l’indexation de loyer annuel est basé sur l’évolution de l’indice santé et le loyer de base. Les règles de calcul varient selon la date de signature du contrat de bail et la date d’entrée en vigueur du bail.

La formule de calcul du nouveau loyer

La formule du calcul du loyer indexé est la suivante : Nouveau Loyer = Loyer de base * Nouvel indice / indice de départ

Comment déterminer le loyer de base ?

Détermination du loyer de base pour les baux entrés en vigueur après le 1er janvier 1984.

Dans le cas d’un bail ayant démarré après le 1er janvier 1984, le loyer de base est le montant du loyer correspondant au plus récent des trois événements suivants : 

  • le loyer indiqué dans le contrat de bail écrit,

  • le dernier loyer révisé d’un commun accord entre le bailleur et le locataire à l’expiration d’un triennat,

  • le loyer décidé par le juge. 

Il ne prend pas en compte les frais et charges locatives laissés à charge du locataire par le bail.

Détermination du loyer de base pour les baux entrés en vigueur avant le 1er janvier 1984

Dans ce cas (bail ayant démarré avant le 1er janvier 1984), le loyer de base correspond: 

  • au loyer fixé par une décision de justice rendue suite à une action introduite avant le 28 février 1991,

  • à défaut de décision judiciaire, au loyer de base qui a servi au calcul du loyer indexé en 1990 sans contestation,

  • en cas de contestation de ce calcul au dernier loyer payé au cours de l’année 1983.

Comment déterminer l’indice de départ ?

L’indice de départ est celui du mois qui précède le mois au cours duquel le contrat de bail a été signé.


Comment déterminer le nouvel indice?

Le « nouvel indice » est l’indice-santé du mois précédant celui de l'anniversaire de l'entrée en vigueur du contrat. Vous pouvez trouver la valeur des indices sur ce lien.

A quoi correspondent les bases d’indice?

Les bases d’indice

Il existe plusieurs bases d’indice : la base d’indice 1988, la base d’indice 1996, la base d’indice 2004 et la base d’indice 2013. Chaque mois donné a un indice différent dans chaque base. Voici, par exemple, les valeurs des indices santé de mars 2014 de chacune des bases sont les suivantes:


Quelle base d’indice utiliser?

Le calcul d’indexation des loyers relatifs aux baux conclus avant le 1er février 1994 doit se faire dans la base 1988 = 100. 

Pour les autres baux, peu importe, l’important est que la même base soit utilisée pour l’indice de base et pour le nouvel indice comme le montre l’exemple ci-dessous. 

Exemple : Un loyer doit être indexé au 1er novembre 2012. Le bail a débuté un an plus tôt avec un loyer de 100.

Le résultat est le même que la base de référence, soit celle de 2004 ou de 2013.


Le loyer du mois en cours est calculé pro rata temporis  

L’indexation de loyer prend effet à la date anniversaire du début de bail. Si la date tombe en cours de mois, le loyer du mois d’anniversaire du bail sera calculé prorata temporis sur la base de l’ancien et du nouveau loyer.

Comment calculer l’indexation ?

Le loyer indexé = (loyer de base * nouvel indice) / indice de départ 

  • Le loyer de base comprend la somme des lignes du bail indiquées comme étant indexables. En principe, celles-ci sont les lignes de type "loyer". Vous pouvez déterminer vous même quelles lignes sont considérées comme telles.
  • L’indice de départ est celui du mois qui précède celui au cours duquel le contrat a été signé (pour tous les contrats entrés en vigueur après l’année 1983).  
  • Le nouvel indice est toujours l’indice santé du mois qui précède celui de l’anniversaire de l’entrée en vigueur du bail (donc PAS celui qui précède l’anniversaire de la signature du bail, à moins que ces deux données soient identiques).  
Pour cet exemple :

Le nouveau loyer =
(Année de référence 2013 = 100): 750,00 € (loyer de base) * 109,00 € (nouvel indice) / 108,48 €  (indice de base) = 753.6 €.


Comment indexer un bail ?

Dés la saisie de la date de signature le système renvoie automatiquement la valeur de l'index de départ, aussi suite à la saisie du prix de loyer les valeurs de “Prix de base de loyer” et le “Prix de location actuel” seront mis à jour.

Et le jour d'anniversaire du bail le bouton 'Appliquer l'index  actuel apparaît' et ne disparaît que lorsque vous cliquez au dessus. 



Le système génère automatiquement une proposition d'email à envoyer au locataire ainsi qu'une facture de différence de prix si l'appel de loyer du mois en cours a déjà été généré.



Après l’envoi de la notification par email au locataire, le système met à jour l’index du bail.








Comment indexer les baux en lots ?

Pour réaliser une indexation par lots des baux, en premier lieu vous sélectionnez la liste des baux à indexer, par la suite cliquez sur le bouton “Action” et "Indexation par lots


et vous pouvez ainsi choisir si vous allez notifier les locataires par email suite à ce changement ou non.




Relances


Comment automatiser et planifier le suivi des paiements clients ?

Les niveaux de relance se réfèrent à la date d'échéance; si aucune condition de règlement n'est spécifiée, la date d'échéance sera égale à la date d'émission de la facture.

Pour chaque niveau, vous devez définir le nombre de jours et créer une note qui sera automatiquement ajoutée à la lettre de rappel.


À partir du bail 





Le bouton "Process follow -up" vous permet d envoyer un mail au locataire et d imprimer un rapport de suivi en pdf:

 


Note

La langue des mails envoyées fait toujours référence à la langue du locataire et pas de système.

Après l'envoi de 1er rappel le système mis à jour l envoi de 2ème rappel après 15jours comme vous avez configuré.