Fournisseurs

De la facture fournisseur au paiement


Comment créer une facture fournisseur?

Quand une facture fournisseur est reçue, vous pouvez l’enregistrer à partir de Fournisseurs ‣ Factures Fournisseur.

La première chose que vous devez faire lors de la création d’une facture est de sélectionner le fournisseur concerné, et sa référence, ainsi les périodes concernées.




Note

Tant que la facture est en état brouillon, vous pouvez faire toutes les modifications que vous voulez (par ex. supprimer ou ajouter des lignes d’articles, modifier les quantités et les prix).

Vous pouvez ensuite ajouter les lignes des produits en cliquant sur "ajouter une ligne". Un pop-up s'ouvrira pour y encoder les lignes de la facture.




Indiquez-y l'article, le bien, le prix unitaire et la quantité. Les taxes et compte comptable sont remplies automatiquement par le système en fonction du produit. Vous avez la possibilité de modifier celles-ci au cas par cas. Vous pouvez également ne pas avoir de produit lié et assigner directement un compte comptable, mais c'est déconseillé.

Sur la droite de l'écran, vous avez la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Refacturer" pour que la facture soit refacturée au locataire.

Si le bien sélectionné comporte plusieurs lots, le système vous propose de choisir une clé de répartition. Si vous sélectionnez une clé de répartition, la ligne de facture sera automatiquement répartie sur les différents lots en fonction de la clé de répartition.

Si le produit sélectionné est lié à un compteur pour le bien que vous avez sélectionné, le système va le détecter et vous montrera le compteur lié. L'index du compteur sera automatiquement mis à jour en fonction de la quantité indiquée sur la ligne de facturation et de la date de fin de la facture. Si le compteur comprend des compteurs de passage, le système vous réclamera les indexes des différents compteurs pour être capable de refacturer la facture.


Dans l'onglet "Autres informations" vous pouvez voir que le propriétaire est généré automatiquement ainsi que ses les informations de comptabilité. 



Après avoir validé la facture, la date de facturation est générée et pièce comptable a été effectué pour cette facture.



Payer vos factures

Payements bancaires

Si vous effectuez vos payements via votre compte en banque, ceux-ci apparaîtront dans vos extraits de compte. 

Lors de la réconciliation de ces extraits de compte, les factures seront automatiquement considérées comme payées. 

Payements cash

Si vous payez directement vos fournisseurs en numéraire (ou via un compte qui n'est pas connu par YouRENT), il faut que vous informiez YouRENT de ce payement car celui-ci ne se trouve pas dans vos extraits de compte.

Pour ce faire, il vous suffit, au départ de la facture, de cliquer sur le bouton "Enregistrer un payement". Ceci ouvrira un wizard:


Après validation des informations du wizard, cliquez sur le bouton "Valider" et la facture sera considérée comme payée.

Un payement partiel (par exemple pour un acompte est également possible).

Cette méthode de payement est à utiliser pour tous les payements non connus par YouRENT, c'est à dire tous le payements exécutés en dehors des comptes en banques déclarés dans YouRENT.

Paiement SEPA?

Pour créer un mode de paiement SEPA, À partir de Comptabilité ‣ Configuration ‣ Mode de paiement


Vous remplissez les données comme suit:



Créer un ordre de paiement

YouRENT vous donne la possibilité de générer vos payements automatiquement en créant des ordres de payements SEPA que vous pourrez envoyer à votre banque via votre logiciel bancaire.

Pour ce faire, il faut préalablement que vous paramétriez vos comptes en y ajoutant le mode de payement SEPA.

Création d'un payement SEPA

Si vous cliquez sur l'onglet "Autres informations" de vos factures fournisseur, vous y trouverez le mode de payement lié à cette facture, ainsi que le compte en banque du bénéficiaire:


Ceux-ci ont été automatiquement récupérés de la fiche du fournisseur dans laquelle le mode de payement et le compte en banque à utiliser par défaut sont enregistrés.

Si le mode de payement indiqué est un payement SEPA et que votre facture est en statut "Ouvert", vous verrez un bouton "Ajouter à l'ordre de payement" en haut de votre écran. Il vous suffit de cliquer sur ce bouton et la facture sera ajoutée à un ordre de payement en statut "brouillon". Si aucun ordre de payement en statut "brouillon" n'existe, le système créera automatiquement un ordre de payement.

L'ordre de payement s'affichera à l'écran après avoir cliqué le bouton:


Vous pouvez alors passer à la facture suivante ou directement envoyer le payement:

Valider et Envoyer vos ordres de payement

Si votre ordre de payement est complet, cliquez sur le bouton "Confirmer le payement" et celui-ci sera validé. Cliquez ensuite sur "Générer un fichier de payement" et un fichier de payement xml sera automatiquement généré. Vous n'avez plus qu'à le téléchargé et à l'envoyer à votre banque.

Si vous retournez sur votre facture (cliquez sur la référence de votre facture sur le fil d'ariane en haut à gauche de l'écran), vous verrez que la facture est toujours en statut "Ouvert" mais un bouton apparaît vous indiquant qu'un payement est effectué.

Lors de la réconciliation de vos extraits de banque le statut de la facture passera en "payé".

Faire approuver vos factures

Si vous avez besoin de l'approbation du gestionnaire du bien avant de payer vos factures, cliquez sur le bouton "Approuver paiement".

Une activité sera automatiquement créée pour le gestionnaire du bien et celui-ci sera notifié par email.

La facture sera retirée de la liste des factures à payer tant que le gestionnaire n'aura pas approuvé le payement en marquant l'activité comme terminée:


A ce moment, la facture redeviendra payable et vous pourrez l'ajouter à vos ordres de payement.

Note: cette fonctionnalité ne s'applique qu'aux paiements SEPA