Baux

Informations générales

Gestion des mutations

En plus d'être un outil de communication, YouRENT est un outil de gestion de tâches.

Vous pouvez créer des tâches pour n'importe quel objet ou document. YouRENT se chargera de vous rappeler quand ces tâches doivent être exécutées.

Vous pouvez également assigner des tâches à vos collaborateurs.

Pour créer une tâche pour un objet:

  1. Cliquez sur le lien "Planifier activité" dans le panneau de communication du document

  2. Sélectionnez le type de tâche, décrivez la tâche si nécessaire, définissez une date d'échéance et sélectionnez la personne à assigner si ce n'est pas vous.



La tâche sera alors envoyée à la personne concernée et s'affichera en haut de la boîte de dialogue.

Lorsque la tâche sera terminée, la personne l'ayant exécutée n'aura plus qu'à

  1. La marquer comme faite et éventuellement faire ses commentaires.

  2. Une trace de cette tâche sera conservée à jamais dans le panneau de communication du document.



Communiquer avec vos locataires

YouRENT vous permet de gérer les communications avec les locataires afin de réduire le volume des appels téléphoniques et des courriels. Cela vous aidera à mieux vous organiser car les communications seront classées là où elles doivent l'être, elles seront partagées avec vos collègues et un historique sera conservé.

 

  • Le panneau de communication : C'est une trace de toutes opérations effectuées sur n'importe quel objet email envoyé     et reçu, changement de prix, changement de statu du bail et où vous pouvez communiquer avec vos collégues en les envoyant des messages à partir de ce panneau il suffit de tapper @le_nom de l'utilisateur et écrire le message. 


  • La différence entre un message et une note:

    • "Envoyer un message" : Envoyer un message à tous les abonnés du document .

      Il crée une note et envoie des messages à tous les abonnés, ceux qui suivent le document.

    • "Enregistrer une note" :

      Enregistrer une note pour ce document. Aucune notification/ courrier ne seront envoyés.

       

  • La notion de followers : Vous pouvez garder une trace de pratiquement n’importe quel objet sur YouRENT en le suivant.  En ajoutant un message ou une note sur un bail par exemple vous êtes automatiquement ajouté comme abonné.
    Vos locataires sont par défaut abonnés sur les baux vous pouvez leur envoyer des mails directement du panneau de communication.


 


Tableau de mutation

La bonne organisation d'un gestionnaire de biens passe par une bonne organisation de ses mutations de locataires.

C'est en effet quand les choses changent qu'il y a des activités à réaliser.

Afin de vous faciliter la vie, YouRENT a créé un tableau de mutations dynamique afin de gérer les mutations de locataires de la façon la plus professionnelle et la plus efficace possible.

Automated activities

Vous devez commencer par déterminer les activités types liées à chaque mutation.

Dans YouRENT, cliquez sur le menu "Configuration" puis "Activités automatisées"

Vous y verrez les activités proposées par défaut par YouRENT et vous aurez la possibilité de créer une nouvelle activité en cliquant sur le bouton "créer":


Vous pouvez définir les champs suivants:

  1. Activité: type d'activité à créer

  2. Summary: Courte description de l'activité

  3. Modèle lié: le modèle lié à cette activité automatisée

  4. Champs liés: le champs qu'on va utilisé pour déterminer si cette activité doit être automatiquement créée

  5. Valeur du champs: La valeur que le champs devra avoir pour que cette nouvelle activité soit créée.

  6. Auto terminer: Si ce champs est coché, lorsque la valeur de l'enregistrement ne correspondra plus à celle de la tâche automatisée, l'activité sera automatiquement considérée comme étant terminée


Lorsque le bail change de valeur, si la nouvelle valeur correspond à celle de l'activité automatisée, une activité est automatiquement créée.

Si vous allez dans le menu Bail > Mutations, vous pourrez, en un coup d'oeil voir l'ensemble de vos activités avec des codes couleur vous permettant de voir leurs statuts:



Envoyer un message à l'ensemble de vos locataires

Aller sur la vue liste ou la vue kanban des baux.

Faites une recherche sur, par exemple, un immeuble et sélectionner, par exemple les baux "ouverts" et "en résiliation" uniquement:



Vous pouvez bien entendu changer ces filtres à votre guise pour n'écrire, par exemple, qu'à ceux qui sont en retard de paiement.

Sélectionnez ensuite les locataires à qui vous voulez écrire via les cases à cocher à gauche et sélectionner "Envoyer email" dans les actions à droite.


Un wizard vous permettant d'écrire l'email s'affichera ensuite à l'écran.

Vous pourrez alors:

  1. Ecrire un email personnalisé

  2. Sélectionner un modèle d'email

  3. Ajouter des pièces jointes

  4. Sauvegarder votre communication comme nouveau modèle d'email